Quem é nosso cliente com certeza já me ouviu falar que o WhatsApp, nas empresas, pode ser uma bênção e uma maldição, especialmente quando consideramos a necessidade de adequação dos processos internos à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
É inviável acreditarmos que conseguiríamos extirpar o uso de WhatsApp das empresas, seja em razão do seu uso institucional ou pessoal pelos funcionários.
Não há como fugir: a praticidade e celeridade conferidas pela mensageria instantânea vence, tranquilamente, qualquer outra forma de contato, especialmente o e-mail, ainda que supremo nas empresas pela oficialidade que confere às comunicações.
Contudo, precisamos estar cientes do nível de risco que o uso do WhatsApp agrega aos processos das empresas quanto a possível descumprimento da LGPD, em especial quando é utilizado diretamente para desenvolvimento das funções do trabalho e sem qualquer baliza ou normativa interna.
O risco do uso dessa comunicação pode variar bastante de acordo com o modelo de negócio, se é usado para atendimento aos clientes, com recebimento e compartilhamento de documentos e ainda de acordo com a propriedade do smartphone e do número de contato, se pessoais ou institucionais, individuais ou setoriais.
Imaginemos um cenário de risco máximo, considerando tratamento de dados pessoais e LGPD:
Um escritório de advocacia em que os advogados tratam diretamente com os clientes, em seus celulares pessoais, recebendo desses seus documentos para o processo judicial, entre documentos pessoais, laudos e exames médicos, informações de seus filhos e dependentes… Uma saraivada de dados pessoais, sensíveis e de titulares vulneráveis, que ainda compartilha com outros advogados do escritório…
Em qualquer cenário, só o encaminhamento de uma mensagem ou documento contendo dados pessoais para um destinatário errado já pode configurar um vazamento de dados, violação da LGPD e um problemão para a empresa e para o funcionário (mesmo que apague, quem garante que apagou a tempo?).
E com a profusão de grupos e listas de transmissões e os infinitos estímulos aos quais estamos sujeitos no dia-a-dia, atire a primeira pedra quem nunca encaminhou uma mensagem errada no WhatsApp. Se esse cenário é tão comum, por que você acha que não vai acontecer na sua empresa?
Mas e então? É possível deixar o uso de WhatsApp nas empresas mais seguro?
Antes de tudo: sua empresa precisa MESMO usar WhatsApp nas operações do dia-a-dia? Certo, então vamos regulamentar!
A primeira ação que as empresas podem tomar para reduzir os riscos do uso de WhatsApp em seu negócio, considerando o tratamento de dados pessoais e cumprimento da LGPD, é regulamentar o uso.
Como proibir não é viável, vamos criar balizas para o uso responsável da ferramenta e treinar os funcionários para que eles, cientes dos riscos, atentem-se mais quando do uso do WhatsApp, especialmente quando envolver o recebimento e compartilhamento de documentos e informações que contém dados pessoais.
Nessa norma podemos prever detalhadamente os usos aceitáveis do WhatsApp de forma personalizada para o seu negócio, independente se os funcionários usam celular corporativo ou não.
Assim, criamos a norma, prevendo os usos aceitáveis na empresa, publicamos a norma e treinamos todos os funcionários para que fiquem cientes dos riscos e de como reduzi-los. E ainda, caso encaminhem uma mensagem com vários documentos de clientes para o grupo dos amigos por engano, por exemplo, precisamos de um Plano de Resposta a Incidentes para que ele saiba para quem reportar o ocorrido (e minimizar o impacto), mas isso é conteúdo para outro post.
Outra ação que pode assegurar mais segurança ao uso de WhatsApp, em especial se os celulares são pessoais dos funcionários, é usar a ferramenta lançada recentemente pelo aplicativo e “trancar” as conversas sigilosas da empresa e do trabalho.
O WhatsApp lançou recentemente uma ferramenta que permite “trancar” algumas conversas e grupos, que só poderiam ser acessados por código ou biometria.
É possível até ocultar as conversas, sendo necessário inserir um código na barra de pesquisa para mostrá-las. Basta acessar o campo “Configurações” na conversa para trancá-la. E é reversível!
Essa nova função pode assegurar mais segurança especialmente para os funcionários que utilizam o WhatsApp em celular pessoal para o trabalho e contato com clientes, de forma que caso outra pessoa acesse o aparelho ou ele seja furtado, por exemplo, as conversas trancadas com dados pessoais e sigilosos da empresa estariam protegidas.
E aí? O que achou dessa nova função do WhatsApp? Compartilhe esse post com que acha que precisa conhecer essa ferramenta!
